Suksesnya sebuah Acara/Event yang anda buka, akan dipengaruhi banyaknya yang datang dan keberhasilan penjualan atau promosi produk yang dikedepankan. Bagaimana jika pengunjung sedikit? Bagaimana jika acara berjalan lancar tetapi impact terhadap penjualan kurang?

Ada beberapa hal yang harus dipahami oleh penyelenggara acara sebagai tolak ukur keberhasilan sebuah Event:

1. Rundown yang sempurna

Hal paling pertama untuk dipersiapkan adalah Rundown Acara, menurut saya, Rundown adalah storyline table perjalanan sebuah acara dari detik pertama sampai terakhir, semakin padat sebuah event, semakin ketat dan lengkap deskripsi aktifitas in time.

Dalam Rundown sebaiknya secara lengkap disusun berbentuk tabel dengan unsur-unsur kerangka aktifitas seperti Waktu tempuh (Time Running), Describtion, Talent  standout, PIC (Personal in Charge), Property & Equipment on the spot, Traffic flow, Sound system & Playback running, On screen presentation dan lain-lain. Rundown dipersiapkan secara menyeluruh lengkap meliputi semua materi yang kita fungsikan dalam sebuah Event harus masuk dalam lembaran ini.

Kesempurnaan sebuah rundown akan menuntun kesempurnaan sebuah Event.

2. Undangan untuk orang ‘penting’ secara personal

Salah satu cara personal mengundang seseorang yang dianggap penting yaitu dengan email. Ini adalah cara tercepat untuk mengundang orang untuk bergabung acara Anda. Anda perlu kehadiran beberapa figur kunci yang berkaitan dengan produk anda. Anda perlu untuk memanggil dan membujuk mereka untuk berpartisipasi sebagai tamu atau partisipan melalui undangan dengan bahasa yang hormat atau memperlakukan mereka dengan sentuhan pribadi.

Kehadiran komunitas memberikan energi yang besar untuk memancing pengunjung mendatangi sebuah acara dan seperti menemukan ‘sisi kehidupan yang baru’ disana.

3. Selalu mengingatkan dalam hari-hari hitungan mundur (Reminding to countdown)

Anda harus mengingatkan orang bahwa tanggal acara Anda mendekati dan Anda mengharapkan mereka untuk datang. Ingatkan mereka secara berkala ketika menjelang waktunya tiba. untuk menginformasikan bahwa tanggal acara semakin dekat dan bahwa mereka harus melakukan perencanaan waktu kunjung atau memesan tiket.

Setiap orang mempunyai jadwal aktifitas yang berbeda dengan pilihan kepentingan yang harus dibentuk kembali, memberikan informasi dan mengingatkan secara terus menerus akan menguatkan pemikiran bahwa acara ini menjadi penting untuk dipertimbangkan.

4. Promosi secara Online (Digital Media)

Jika Anda telah mempersiapkan biaya yang cukup besar untuk properti acara dan pendukungnya, Anda sangat mengharapkan besarnya pengunjung yang akan datang, bersikap seriuslah dengan biaya ekstra untuk berpromosi? Sebagai pendukung penyebaran informasi lebih dalam, dengan menyebarkan iklan secara broadcast & online akan “mendekatkan” penyampaian pesan langsung kepada target.

Berpromosi online itu seperti membuat undangan ‘hidup’ yang akan datang sendiri ke dalam benak calon pengunjung, bukan hanya informasi dalam undangan biasa. Promosi ini lebih bersifat “membujuk” dan “menggiring” pengunjung ke dalam konsep acara Anda.

5. Komunitas adalah peserta sekaligus pengunjung yang “menghidupkan” acara

Komunitas ketika hadir dalam sebuah acara, baik sebagai peserta atau pengunjung, mereka akan “bekerja” menghidupkan suasana acara dan menguatkan konsep materinya.

Ketika Anda membuat acara musik tertentu, kedatangan komunitas atau fans akan memberikan atmosfir yang menarik dan kuat diantara pengunjung lain. Penting untuk menyertakan/ mengajak golongan ini dalam undangan atau materi iklan.

6. Performance penyelenggara dalam masa persiapan

Berikan image yang bagus dari kualitas iklan, materi acara dan pendukung yang terlihat matang dan terorganisir baik dengan tampilan promosi outdoor atau iklan yang tertata dan menunjukkan kredibilitas penyelenggara yang baik.

Ketika orang melewati titik spanduk atau umbul-umbul ditepi jalan, atau mengunjungi situs Anda untuk memesan tiket, mereka menilai  konten dan susunan acaranya. Pastikan tampilan iklan yang berbobot serta pendukung acara yang dihormati oleh calon pengunjung untuk  meyakinkan bahwa mereka akan mendapatkan suguhan yang bagus dan merasa rugi jika tidak hadir atau memesan tiket sebelum kehabisan.

7. SDM yang cukup dan terintegrasi

Dibutuhkan orang-orang yang cukup dan tidak kurang untuk menempati posisi-posisi penting dalam operasional sebuah acara dan satu komando yang  aktif sehingga kerjasama team benar-benar ter-intagrated dan terarah.

Penting untuk mempersiapkan job description setiap personel dengan jelas dan tidak double job di antara divisi. masukan satu orang kontak penanggung jawab dalam setiap divisi, dan semua itu akan berkomunikasi langsung kepada satu orang Event director yang aktif sebagai pemimpin untuk keseluruhan acara.

Penampilan dan gerak gerik setiap personil operasional ketika mereka terlihat bekerja dengan seragam dan alat yang baik akan menjadi perhatian sebagian besar pengunjung dan memberikan rasa nyaman dan kepercayaan terhadap kualitas sebuah acara.

8. Display dan Perencanaan Design promosi yang bagus

Display dalam sebuah event adalah hal-hal yang menyangkut penataan layout materi-materi promosi dan hiasan yang mendukung kemeriahan sebuah acara. Tata letak stage & audience, maskot event, Signage dan booth-booth yang easy  traffic dan See through ( terbuka dan tidak menghalangi yang lain) membuat komposisi dari island sebuah event menjadi menarik

Tema/judul dan bahasa promosi yang tepat akan menambah kekuatan materi dan karakter produk promosi yang membuat pengunjung menikmati dan makin menyukai apa yang kita tawarkan

Begitu pula tampilan image-image dan Design Graphic yang bagus memperindah lingkungan dalam area event sehingga mempermudah komunikasi tema event dan materi-materi acara bagi pengunjung. Bahkan bila perlu memanfaatkan sudut-sudut tertentu dengan Ambient Advertising.

9. Unsur pendukung  acara yang kuat

Unsur-unsur pendukung materi acara itu diantaranya seperti Sponsor, investor dan Team penunjang yang mempunyai kekuatan masing-masing dengan kredibilitasnya . Ini harus dipersiapkan sesuai dengan penempatan katagorinya dan mengisi dengan baik dalam unsur-unsur materi acara sehingga memberikan kekuatan dan kelengkapan perjalanan sebuah acara yang disusun dengan cermat sesuai dengan fungsinya.

10. Sistem Tiket

Tidak dapat dipungkiri, di zaman digital membuat nyaris seluruh instrumen kreatif terdapat peningkatan kualitas dan perubahan kebiasaan. Hal ini pun berlaku pada bagaimana sistem tiket berjalan. Dewasa ini, proses transaksi tiket pun ditransmigrasikan pada layanan digital.

Organizer pun tidak perlu ambil pusing untuk melakukan manajemen tiket secara manual lagi. Dengan sistem tiket yang terintegrasi secara online, dapat memangkas waktu dan membuat persiapan event menjadi efisien. Salah satu yang direkomendasikan yakni www.tiketevent.com yang memiliki banyak fitur komprehensif, sekuritas teruji, dan tentunya memudahkan Anda.